Ook uw organisatie gaat een digitale transitie doormaken. Het is daarbij van het grootste belang dat uw informatievoorziening in lijn wordt gebracht met uw nieuwe informatiebehoeften. Dé cruciale factor voor een succesvolle digitale transitie is het vermogen van de organisatie om deze veranderingen te omarmen en borgen.
Deze transitie wordt doorgaans vanuit ICT geregisseerd, ingezet en uitgevoerd terwijl de grootste voordelen behaald kunnen worden door de procesoptimalisatie en de daarmee gepaard gaande verschuiving in verantwoordelijkheden binnen de organisatie.
Natuurlijk, voor de ICT-organisatie verandert er veel als gevolg van het uitbesteden van de services, maar de grootste verandering is te vinden als gevolg van de digitale transitie en deze wordt gevoeld in de organisatie zelf.
De vraag is dan, zijn de mensen in uw organisatie er klaar voor en in de volle breedte bereidt mee te veranderen om de transitie een succes te maken?
Beproefde methode voor het omgaan met veranderingen in “IT” trajecten
De laatste jaren volgen de IT-veranderingen zich steeds sneller op en in een competitieve markt is het logisch dat directieteams ook hier aandacht aan besteden. Zij zien IT steeds vaker als enabler of als noodzaak om hun doelstellingen te bereiken. Maar wat als je allemaal mooie verhalen hoort van de leveranciers, maar zelf moeilijk kan inschatten wat voor een effect het heeft op je bedrijf? Hoe bepaal je wat jouw bedrijf echt nodig heeft? En hoe zorg je dat jouw organisatie positief omgaat met deze veranderingen? Wij geven je graag een aantal tips.
Bovenstaande organisatorische vragen krijgen vaak onvoldoende aandacht voordat een IT-verandertraject wordt gestart. Te vaak en te snel wordt aangenomen dat een dergelijk project er makkelijk bij kan. Een goede voorbereiding is echter het halve werk. Door vooraf inzicht te krijgen, kan veel geld, frustratie en tijd worden bespaard. Kijk daarom vooraf, alvorens een groot IT-verandertraject te starten, naar het nut en de veranderingsbereidheid. Als je als directie weet wat er speelt binnen de organisatie, kun je daar slim op inspelen.
5 vragen die je jezelf moet stellen
Een IT-verandertraject bestaat uit veel meer dan enkel een Excel exercitie en een business case met een mooi verhaal en zogenaamde cijfers. In een traject met je vooraf antwoord zien te krijgen op de 5 volgende vragen:
- Waarom is de verandering noodzakelijk?
- Wanneer is de verandering een succes?
- Wat verandert er nu daadwerkelijk met welke impact?
- Hoe veranderingsgezind is mijn organisatie
- Welke (kritische) bedrijfsrisico’s nemen deze verandering met zich mee?
Deze vragen lijken simpel, maar zijn vaak lastig eenduidig te beantwoorden. Zelfs als de antwoorden duidelijk zijn, dient er goed nagedacht te worden over de uitwerking, implementatie en adoptie van de verandering. Hoe zorg je ervoor dat er genoeg focus is op de onderlinge samenwerking tussen afdelingen en individuen? En de risico’s op een slimme manier gematigd worden en je jouw organisatie de support en middelen biedt om ook echt succesvol te kunnen veranderen. Vaak is hier extra aandacht in het verandertraject voor nodig wat zich uiteindelijk terugbetaalt in de uitvoering.
Focus voor een succesvol traject
Een succesvolle verandering kun je bewerkstelligen door acties in het projectteam te beleggen of er een apart team voor op te zetten. De zwaarte van elke maatregel houdt nauw verband met de impact van de verandering en de veerkracht van de organisatie. Door ook de governance en de rapportage goed op te zetten zul je zien dat het IT verandertraject beter zal verlopen en tegenslagen makkelijker verholpen kunnen worden. Focus is daarbij het sleutelwoord.
Voor dit alles gebruiken we een beproefde methode startend met een transitie impact assessment en daarop een maatwerk plan voor de organisatie. Met dit plan verkrijgt de directie en de change manager de handvatten om in deze soms lastige trajecten duidelijke focus te houden, de beste keuzes te maken en de verandering gecontroleerd en succesvol te laten verlopen.
De verandering zal op 3 assen gemanaged worden namelijk waarde creatie, operationele focus en transformatie focus.
Een voorbeeld van welke aspecten meegenomen worden in een traject is in onderstaande figuur weergegeven.
Mocht bovenstaande je aan het denken hebben gezet dan is het altijd mogelijk om vrijblijvend van gedachte te wisselen en te onderzoeken of bovenstaande aanpak in jouw organisatie kan werken.
Auteur: Branka Dessens – Directeur/eigenaar BMLD
Branka Dessens, oprichter van BMLD, heeft internationaal haar sporen verdiend met het leiden van verschillende grote verander trajecten in uiteenlopende managementposities in binnen- en buitenland. Dit heeft ze jaren gedaan voor, onder andere, het beursgenoteerde Vopak, maar ook als CEO voor Cloud Managed Service Provider Stepco, en het Duitse Twinsec. Ook is ze opgenomen geweest in de bekende Goudhaantjes top 100 van het management blad MT.
In haar carrière heeft ze gezien dat, zonder de juiste focus en aandacht, veel verander trajecten, waaronder IT programma’s en acquisities, falen. Ze heeft zich dan ook als doel gesteld organisaties te helpen zich te wapenen tegen deze mislukkingen en haar kennis en ervaring daar verder op in te zetten. LinkedIn
